Nutzungsbasierte Dienste in Microsoft 365 - Möglichkeiten und Einrichtung

Microsoft 365-Dienste werden normalerweise benutzerbasiert lizenziert. Soll ein Mitarbeitender Funktionen verwenden können, muss ihm eine entsprechende Lizenz zugewiesen werden. Im Gegensatz zu klassischen lokalen Infrastrukturen wird auf diese Weise eine Unterlizenzierung prinzipiell vermieden. Auf der anderen Seite können Überlizenzierungen schnell erkannt und vermieden werden.

Es gibt jedoch einige Dienste und Funktionen, die nicht benutzerbasiert lizenziert, sondern auf Basis dessen abgerechnet werden, wie diese verwendet werden. Um solche Dienste verwenden zu können, muss ein sogenanntes Azure-Abonnement eingerichtet werden, über das die Abrechnung erfolgen kann.

Was ist ein Azure-Abonnement?

Ein Azure-Abonnement ist im Grunde eine "Hülle" für die Bereitstellung von nutzungsbasierten Diensten. Dementsprechend verwendet es flexible Zahlungsmethoden wie beispielsweise Rechnung oder Kreditkarten. Es stellt darüber hinaus die Basis für die Bereitstellung von Diensten in der Infrastruktur-Plattform Microsoft Azure dar (z.B. virtuelle Maschinen, Webserver, Containerlösungen, usw.). Hierauf soll jedoch an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden.

Microsoft 365-Dienste greifen dementsprechend auf ein solches Azure-Abonnement zurück, um die Nutzung von Diensten abzurechnen, die nicht in Benutzerlizenzen inkludiert sind.

Ein Azure-Abonnement an sich ist kostenlos und kann daher jederzeit problemlos bereitgestellt werden. Erst die Nutzung von Diensten erzeugt Kosten.

Nutzungsbasierte Dienste

In Microsoft 365 sind bereits eine Reihe an nutzungsbasierten Diensten verfügbar. Diese teilen sich in die folgenden Kategorien auf:

Darüber hinaus lassen sich noch weitere Dienste mit nutzungsbasierter Abrechnung nutzen, beispielsweise Microsoft 365-Sicherung und Microsoft 365 Copilot.

Je nach Komplexität sind die einzelnen Funktionen unterschiedlich bepreist. Die folgenden Artikel zeigen eine Übersicht der Preise:

• Allgemeine Dienste gemäß Tabelle: Preise für die Dokumentverarbeitung für Microsoft 365 mit nutzungsbasierter Bezahlung | Microsoft Learn
• Microsoft 365-Sicherung: Preismodell für Microsoft 365-Backup | Microsoft Learn
• Microsoft 365 Copilot: Verbrauchseinheiten für Microsoft 365 Copilot nutzungsbasierte Bezahlung für IT-Administratoren | Microsoft Learn

Einrichtung der nutzungsbasierten Bezahlung

Um diese Dienste grundsätzlich nutzbar machen, muss ein Azure-Abonnement hinzugefügt werden. Je nachdem, ob das Unternehmen Lizenzen von Microsoft direkt oder über einen Partner bezieht, ist die Vorgehensweise hierzu unterschiedlich. Ebenso unterscheidet sich die Zahlungsmethode.

Auswahl der Bezugsquelle

Welche Variante gewählt wird, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Funktional gibt es zwischen den Abonnements keine Unterschiede.

Empfehlung: das Azure-Abonnement sollte über einen Partner bezogen werden. Microsoft gewährt keine Rabatte auf bereitgestellte Dienste, Partner hingegen können Rabatte einräumen.

Ebenso ist der Umzug von Azure-Abonnements zu einem anderen Partner möglich. Von Microsoft bezogene Abonnements können hingegen nicht zu einem Partner umgezogen werden. In einem solchen Fall müssen sämtliche Ressourcen in ein neues, durch den Partner bereitgestelltes Abonnement migriert werden, was aufwändig werden kann.

Bereitstellung des Abonnements

Werden Microsoft 365-Lizenzen bereits über einen Partner bezogen, so kann ein Azure-Abonnement auf die gleiche Weise angefordert werden (bspw. über einen Ansprechpartner oder ein Endkundenportal).

Wichtig: der Partner ist zu fragen, ob die Kostenverwaltung mit Bereitstellung aktiviert wird oder nicht. Standardmäßig ist dies nicht der Fall, so dass im Azure-Portal kein Einblick über die Kostenentwicklung verfügbar ist. Dies kann jedoch jederzeit durch den Partner aktiviert werden.

Soll das Abonnement von Microsoft direkt bezogen werden, kann dies wie folgt hinzugefügt werden:

• Bereich "Abonnements" im Azure-Portal öffnen: Resource Manager - Microsoft Azure
• Oben auf "Hinzufügen" klicken und aus dem Menü in der Kachel "Nutzungsbasierte Bezahlung" die Schaltfläche "Angebot auswählen" anklicken

Anschließend öffnet sich eine neue Seite, auf der einige Informationen abgefragt werden. Diese sind entsprechend einzugeben. Im Schritt 3 muss eine Kreditkarte eingegeben werden. Eine andere Zahlungsmethode ist nicht möglich!

Nach Abschluss des Assistenten steht das Abonnement zur Verfügung.

Einrichtung einer Ressourcengruppe

Für die Zuordnung der nutzungsbasierten Microsoft 365-Dienste zum Azure-Abonnement ist es erforderlich, eine sogenannte Ressourcengruppe anzulegen. Hierbei handelt es sich gewissermaßen um einen Ordner, in dem alle Bestandteile eines Dienstes abgelegt werden. Eine Ressourcengruppe ist insoweit mit einem Dokumentenordner vergleichbar.

Hierzu ist wie folgt vorzugehen:

• Neues Azure-Abonnement aufrufen (z.B. über die Abonnement-Ansicht)
• In der Navigationsleiste links zu "Ressourcengruppen" wechseln
• Rechts auf "+ Erstellen" klicken
• Im Assistenten die folgenden Optionen wählen
  • Ressourcengruppenname = <beliebigen Namen wählen, z.B. M365-PAYG>
  • Region = <Region, die der Microsoft 365-Region am nächsten ist, bspw. "(Europe) Germany West Central" für Deutschland
  • "Überprüfen und Erstellen"
  • "Erstellen"

Die Ressourcengruppe sollte unmittelbar angelegt sein. Damit sind die vorbereitenden Schritte in Azure abgeschlossen.

Aktivierung

Als letztes kann die Abrechnung über das neue Azure-Abonnement eingerichtet werden. Wichtig: hierdurch entstehen zunächst keinerlei Kosten! Erst, wenn einer der Dienste aktiviert wird und Benutzer beginnen, diesen zu verwenden, entstehen Kosten gemäß der zuvor genannten Übersicht.

Allgemeine Dienste

• Konfigurationsmenü im Microsoft 365 Admin Center aufrufen
• Auf die Option "Spalten automatisch ausfüllen, Inhaltsassembly, ..." im Tab "Abrechnung" klicken
• Unter Punkt 3 das zuvor hinzugefügte Abonnement, die Ressourcengruppe und die Region auswählen (hier ist aus Deutschland nur die Region "Germany North" verfügbar, dies stellt jedoch kein Problem dar)
• Unter Punkt 4 den Haken setzen
• "Speichern"

Nun startet die Einrichtung. Dies kann einige Minuten dauern. Anschließend sollte der Status in der Übersicht als "Aktiv" angezeigt werden.

Microsoft 365-Sicherung und Copilot

Soll die nutzungsbasierte Abrechnung auch für Microsoft 365-Sicherung und Copilot aktiviert werden, muss dies an einer weiteren Stelle eingerichtet werden. Hier können weitere Details konfiguriert werden, bspw. Freischaltung eine bestimmte Benutzergruppe sowie Obergrenzen für den Verbrauch und entsprechende Warnungen.

Die Optionen sind im Wesentlichen wie bei den allgemeinen Diensten zu konfigurieren. Für die Benutzerauswahl und Budgetparameter kommt es auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens an. Bei Bedarf können weitere Richtlinien für andere Gruppen erstellt werden. Dies kann beispielsweise dafür genutzt werden, bestimmten Benutzern mehr Budget einzuräumen.

Aktivierung von Diensten

Anschließend können die Dienste je nach Bedarf aktiviert werden.

Allgemeine Dienste

Sämtliche Dienste können auf der Webseite Einstellungen - Microsoft 365 admin center im Tab "Einstellungen" individuell nach Bedarf konfiguriert werden.

Microsoft 365-Sicherung und Copilot

Die zuvor angelegte Abrechnungsrichtlinie ist auf der Webseite Nutzungsbasierte Bezahlung - Microsoft 365 admin center dem gewünschten Dienst zuzuweisen. Eine Richtlinie kann auch mehreren Diensten zugewiesen werden.

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