Microsoft 365-Migrationen | Teil 4: Rechtliche und organisatorische Hürden und Fallstricke
Krähe mit HutDie Projektorganisation ist aufgebaut. Die Zusammenarbeitsplattform etabliert und befüllt. Die Projektbeteiligten sind eingebunden und stehen in den Startlöchern. Nun kann es losgehen! Oder etwa doch nicht...?
Es wäre schon, wenn ein solches Projekt lediglich technische und organisatorische Aspekte hätte. In vielen Fällen kommen jedoch auch "politische" Aspekte hinzu, die für erhebliche Verzögerungen sorgen können. Daher ist es empfehlenswert, diese ebenfalls zu Beginn zu betrachten. Auf diese Weise können bereits entsprechende Vorbereitungen getroffen werden. Sofern einer dieser Fälle eintritt, kann dieser dann idealerweise schnell behandelt werden.
Interne Verträge und Regelungen
Die folgenden Kapitel nennen einige zwischen den Unternehmen relevanten Vertragsvarianten und Regelungen, die im Rahmen eines solchen Projekts relevant sein mögen.
Beherrschungsvertrag
Ein Beherrschungsvertrag wird üblicherweise zwischen einer Mutter- und der Tochtergesellschaft geschlossen und hat zum Ziel, der Muttergesellschaft direkte Weisungsrechte einzuräumen. Dies hat bspw. zur Folge, dass die Geschäftsführung des Tochterunternehmens Weisungen befolgen muss, auch wenn diese nachteilig für das Unternehmen sind. Die Interessen der Unternehmensgruppe bzw. des Konzerns haben in diesem Fall Vorrang vor den individuellen Interessen einzelner Unternehmen.
Im Fall einer Zusammenführung von Microsoft 365-Umgebungen ist dieser Vertrag hilfreich, da sich die Geschäftsführung des zu integrierenden Unternehmens der Zusammenführung nicht verweigern kann. Andersherum kann die Geschäftsführung mit Verweis auf Unternehmensinteressen Widerstand gegen die Entscheidung bekunden, sollte ein solcher Vertrag nicht vorliegen.
Gleiches gilt für die Ausgliederung eines Unternehmens aus der gemeinsamen Umgebung.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Ein AVV ist eine Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem externen Dienstleister. Dieser wird zwingend benötigt, wenn der Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten erhält. Im Rahmen einer Microsoft 365-Migration entsteht diese Anforderung zwangsweise, da vor allem Benutzerobjekte bearbeitet und übertragen werden müssen.
Eine Besonderheit hierbei kann entstehen, wenn die zu integrierende bzw. auszugliedernde Gesellschaft ihre Muttergesellschaft als externen Dienstleister wahrnimmt. Dann ist auch in diesem Fall ein AVV zu schließen.
Das nebenstehende Bild zeigt beispielhaft einen AVV. Die individuellen Bestandteile müssen vom Unternehmen selbst nach den geltenden Vorgaben ausgearbeitet werden.
Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) ist eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Diese regelt den Austausch sensibler und vertraulicher Informationen zwischen den Parteien.
Der eigentliche Zweck liegt darin, dass Geschäftsgeheimnisse jeweils geschützt werden. Im Rahmen einer Integration bzw. Ausgliederung ist diese üblicherweise beim Einsatz externer Dienstleister erforderlich.
Das nebenstehende Bild zeigt beispielhaft eine NDA. Die individuellen Bestandteile müssen vom Unternehmen selbst nach den geltenden Vorgaben ausgearbeitet werden.
Betriebs-Dienstleister des zu integrierenden Unternehmens
Im Fall einer Integration kann es vorkommen, dass das zu integrierende Unternehmen einen externen Dienstleister für den Betrieb seiner Cloud-Umgebung einsetzt. In diesem Sinne ist der Dienstleister zunächst in der Verantwortung für den stabilen Betrieb und für die Annahme und Bearbeitung von Störungen. Dementsprechend ist eine Abstimmung zu planen, um den Dienstleister über die bevorstehenden Änderungen zu informieren und das grundsätzliche Vorgehen zu klären.
Abstimmung der Zusammenarbeit bis zur Integration
Eine Microsoft 365-Migration und die damit verbundenen Vorbereitungen stellen einen erheblichen Eingriff in die Umgebung dar. Fehler können zu Störungen und/oder Ausfällen führen, die dann in der Verantwortung des Dienstleisters lägen. Aus diesem Grund ist es zunächst aus Sicht des Dienstleister kritisch, einem anderen Unternehmen umfassende Zugriffsrechte für die Umgebung bereitzustellen.
Es sind daher wichtige Eckpunkte für den Zeitraum bis zur Integration zu regeln, beispielsweise:
- Dürfen die für die Migrationsvorbereitung und -durchführung zuständigen Mitarbeitenden selbständig Einstellungen verändern oder soll ein Vier-Augen-Prinzip etabliert werden?
- Zu welchem Zeitpunkt erhalten die Mitarbeitenden welche Zugriffsrechte (z.B. im Rahmen der Analyse nur lesend, im Rahmen der Vorbereitung eingeschränkte Rollen, zur Migration volle Rechte)?
- Wie wird mit Störungen und Ausfällen umgegangen, die im Zeitraum der Migrationsvorbereitung auftreten?
Autorisierung von Weisungsrechten
Darüber hinaus kann es vorkommen, dass einzelne Dienste wie bspw. die Verwaltung der öffentlichen DNS-Zone in der Hoheit des Dienstleisters liegen und das Unternehmen selbst keine Zugriffsrechte dafür hat. Für diesen Fall kann bzw. sollte das Unternehmen den Projektbeteiligten Weisungsrechte erteilen, so dass eine direkte Kommunikation zwischen Projektteam und Dienstleister ermöglicht wird.
Dies sorgt üblicherweise für eine erhebliche Zeitersparnis, da das Unternehmen dann nicht erst jede Anforderung vermitteln muss.
Externe Vorgaben und Richtlinien
Die folgenden Kapitel nennen einige von extern kommende Vorgaben und Richtlinien, die im Rahmen eines solchen Projekts relevant sein mögen.
Vorbereitung einer Kommunikation an Partner/Kunden
Die Mitarbeitenden des Unternehmens kommunizieren normalerweise mit externen Kontakten, beispielsweise über Besprechungslösungen wie Teams oder klassisch per E-Mail. Hierzu ist jedem Mitarbeitenden eine individuelle Adresse zugewiesen, die auf das Unternehmen verweist (z.B. max.mustermann@microwsoft.de). Je nach geplantem Vorgehen und Strategie können sich bei einer Integration oder Ausgliederung unterschiedliche Herausforderungen ergeben.
Integration
Bei einer Integration kann es zwei mögliche Varianten geben:
- Die Mitarbeitenden des neuen Unternehmens behalten ihre bisherigen Kontaktdaten. Es bleibt bei einer technischen Integration, das integrierte Unternehmen als solches bleibt erhalten.
- Die Mitarbeitenden des neuen Unternehmens erhalten neue Kontaktdaten des aufnehmenden Unternehmens. Das integrierte Unternehmen wird in diesem Zuge aufgelöst.
Ausgliederung
Bei einer Ausgliederung kann es ebenfalls mehrere Varianten geben:
- Falls das Unternehmen bisher unter eigenem Namen aufgetreten ist, so können alle Mitarbeitenden ihre bestehenden Kontaktdaten mitnehmen und behalten.
- Falls im Rahmen der Ausgliederung ein neues Unternehmen geschaffen wird, so erhalten alle Mitarbeitenden im Rahmen der Ausgliederung neue Kontaktdaten
Kommunikation von Veränderungen
Falls sich durch die Integration bzw. Ausgliederung wesentliche Veränderungen ergeben, kann in Kurzform über die E-Mail-Signatur angekündigt werden, bspw. mit Informationen wie
- "Wir sind bald unter einem neuen Namen für Sie da!..."
- "ACHTUNG: ab dem... ändert sich meine E-Mail-Adresse!"
Dies kann durch eine ggf. existierende Marketing-Abteilung passend für das Unternehmen ausgearbeitet werden. Dies ersetzt jedoch nicht eine umfassende Ankündigung, die allen externen Kontakten (vor allem Kunden!) mit ausreichend Vorlauf zur Verfügung gestellt werden muss. Diese ist proaktiv an die Kontakte zu übermitteln und sollte in einer Form erfolgen, die auf jeden Fall entsprechend wahrgenommen wird (bspw. schriftlich per Post).
Typischerweise bleiben die bisher genutzten Empfänger-Adressen für einen Übergangszeitraum weiterhin verfügbar. Dies stellt sicher, dass zumindest E-Mails weiterhin beim Empfänger ankommen, auch wenn dieser unter einer neuen Adresse agiert.
Handelsregister-Eintragung
Sofern das Unternehmen im Rahmen der Integration aufgelöst wird oder im Rahmen einer Ausgliederung ein neues Unternehmen entsteht, muss dies entsprechend im Handelsregister aktualisiert werden. Dieser Vorgang benötigt einen entsprechenden zeitlichen Vorlauf. Es muss rechtlich abgeklärt werden, wann das Unternehmen unter dem neuen Namen auftreten darf (typischerweise erst nach erfolgter Aktualisierung).
Da dies auch einen erheblichen Kostenfaktor darstellt, mag dies auch Einfluss auf die Entscheidung haben, ob das Unternehmen in seiner bisherigen Form erhalten bleibt oder tatsächlich verändert werden muss.
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