Microsoft 365-Migrationen | Teil 7: Auswahl der Migrationslösung
Das Migrationsverfahren ist beschlossen. Nun braucht es geeignetes Werkzeug, um diese durchzuführen. Es gibt eine breite Auswahl an Anbietern und Lösungen, wie immer kommt es jedoch auf die Details an:
- Welche Dienste sollen migriert werden?
- Welchen Umfang hat die Migration, bzw. wie schnell müssen Daten migriert werden?
- Können den Mitarbeitenden Einschränkungen, bzw. Mitwirkungspflichten zugemutet werden?
Dieser Artikel gibt einen Überblick über einige Lösungen, die mir in meinen Projekten schon begegnet sind. Dementsprechend ist der Artikel nicht als vollständige Auflistung aller verfügbaren Lösungen und ihrer jeweiligen Besonderheiten zu verstehen, da dies schlicht den Rahmen sprengen würde.
Überblick und Gegenüberstellung
Dieser Artikel geht auf die folgenden Lösungen ein:
- AvePoint Fly (Fly)
- Microsoft Migration Orchestrator (MORCH)
- Quest On Demand Migration (ODM)
- ShareGate Migrate
Da sich Migrationslösungen ständig weiterentwickeln und auch in der Microsoft Cloud durchgängig Neuerungen implementiert werden, mögen die Inhalte nicht dem aktuellen Stand entsprechen. Ich bemühe mich jedoch, die Inhalte auf einem möglichst aktuellen Stand zu halten. Jegliche Preisangaben sind Richtwerte und können in der Praxis abweichen (bspw. durch Rahmenverträge, zwischenzeitliche Preissteigerungen, usw.).
Die folgende Tabelle stellt die Produkte in Kurzform einander gegenüber. Details zu den einzelnen Punkten werden in den folgenden Kapiteln beschrieben.
| Kriterium | AvePoint Fly | Microsoft Migration Orchestrator | Quest On Demand Migration | ShareGate Migrate |
|---|---|---|---|---|
| Produkttyp | Cloud (SaaS) | Cloud (SaaS) | Cloud (SaaS) | Hybrid mit lokalem Arbeitsplatz |
| Unterstützte Dienste und Ressourcen | - Entra ID-Benutzer und -Sicherheitsgruppen - Exchange Online-Postfächer und Öffentliche Ordner - Teams (1:1-Chats, Gruppenchats, Räume und Daten) - SharePoint Online-Sites - OneDrive-Sites - Power Platform-Apps und -Flows | - Exchange-Postfächer - OneDrive-Sites - Persönliche Teams-Chats - Teams-Räume und SharePoint-Sites derzeit nur mit Enterprise Agreement | - Entra ID-Benutzer, -Geräte und -Sicherheitsgruppen - Exchange Online-Postfächer und Öffentliche Ordner - Teams (1:1-Chats, Gruppenchats, Räume und Daten) - SharePoint Online-Sites - OneDrive-Sites - Power BI-Inhalte - Power Platform-Umgebungen | - Entra ID-Benutzer und -Sicherheitsgruppen - Exchange Online-Postfächer - Teams (Gruppenchats, Räume und Daten) - SharePoint Online-Sites - OneDrive-Sites - Purview |
| Lösungen für lokale Infrastruktur | AvePoint Fly Server für Exchange und SharePoint | Remoteverschiebung für Exchange, SharePoint-Migrationstool | Hybrid Exchange-Addon für Exchange, Content Matrix für SharePoint | Module für SharePoint, Exchange Server und Dateifreigaben |
| Lizenzierung | Pro zu migrierendem Objekt (jährliches Abonnement) | Pro Benutzer bzw. pro GB (jährliches Abonnement) | Pro Benutzer (jährliches Abonnement) | Nach gleichzeitigen Migrationen (jährliches Abonnement) |
| Preise (Richtwerte) | - 7,50€ pro Objekt - 3,50€ pro App/Flow (Power Platform) | - 13€ pro Benutzer - 4€ pro 100 GB | - 23€ pro Benutzer (T3) - 36€ pro Benutzer (T5) | ab 10.000€ (Pro mit 5 Arbeitsplätzen) ab 18.000€ (Enterprise mit 25 Arbeitsplätzen) |
| Bedienung | Weboberfläche | PowerShell | Weboberfläche | Applikation |
| Geschwindigkeit (Richtwerte) | - bis zu 8-10 GB/Stunde für Exchange Online (einzelne Batches) - bis zu 20-40 GB/Stunde für SharePoint und Teams - bis zu 10 GB/Stunde für OneDrive | Keine genauen Werte bekannt, jedoch wesentlich schneller als Drittherstellerlösungen (Daten verlassen die Microsoft Cloud nicht) | - bis zu 8-10 GB/Stunde für Exchange Online (einzelne Batches) - bis zu 20-40 GB/Stunde für OneDrive, SharePoint und Teams - bis zu 10 GB/Stunde für OneDrive | Sehr stark von Anzahl und Leistungsfähigkeit der Arbeitsplätze abhängig, Verwendung der Microsoft 365 Import-API für sehr große Datenbestände |
| Bewertung der zu migrierenden Umgebung | Verfügbar, Probleme und Fehler werden anschaulich dargestellt | Verfügbar, Microsoft stellt Übersicht mit Fehlercodes und ihrer Bedeutung bereit | Verfügbar, Probleme und Fehler werden anschaulich dargestellt | Verfügbar, Probleme und Fehler werden anschaulich dargestellt |
| Berichtsfunktionen | Verfügbar, Probleme und Fehler werden anschaulich dargestellt; Versand von Benachrichtigungen per Mail | Verfügbar, jedoch nur per PowerShell einsehbar | Verfügbar, Probleme und Fehler werden anschaulich dargestellt; Versand von Benachrichtigungen per Mail | Verfügbar, Probleme und Fehler werden anschaulich dargestellt; Versand von Benachrichtigungen per Mail |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Oberfläche und gutes sowie umfangreiches Benutzerhandbuch | Keine grafische Oberfläche, allgemeine Dokumentation in der Learn-Plattform | Intuitive Oberfläche und gutes sowie umfangreiches Benutzerhandbuch | Intuitive Oberfläche und gutes sowie umfangreiches Benutzerhandbuch |
| Besonderheiten | - Migration von Power Platform möglich (erfordert zusätzliche Lizenzen pro App/Flow) | - Persönliche Teams-Chats bleiben erhalten, keine Umwandlung zu Gruppen-Chats | - Automatisierung der Endgeräte-Konfiguration über DUA-Agenten möglich - Migration von Power BI und Power Platform möglich - Migration von Geräten in Entra ID möglich | -Migration von Purview-Lösungen - "Insane Mode" für beschleunigten Datentransfer bei sehr großen Datenmengen |
AvePoint Fly
Über den Hersteller
AvePoint hat seinen Hauptsitz in den USA. Es bietet eine Vielzahl von Produkten für die Verwaltung von Cloud-Produkten an, beispielsweise Datensicherung, Governance, Archivierung, uvm. Die Produktsuite erstreckt sich über Microsoft, Google und Salesforce. AvePoint ist vor allem für seine cloudbasierte Datensicherungslösung AvePoint Cloud Backup for Microsoft 365 bekanntgeworden und baut seine Produktpalette mit der Confidence Platform stetig aus. Die Dienste werden nicht nur aus den USA, sondern in nahezu allen Regionen angeboten, in denen diese Anbieter ebenfalls ihre Dienste betreiben (z.B. auch Deutschland).
Über das Produkt

AvePoint Fly stellt eine cloudbasierte Plattform für die Migration von Inhalten zwischen Microsoft-Mandanten bereit. Es können die folgenden Produkte und Ressourcen migriert werden:
- Entra ID-Benutzer und -Sicherheitsgruppen
- Exchange Online-Postfächer und Öffentliche Ordner
- Teams (1:1-Chats, Gruppenchats, Räume und Daten)
- SharePoint Online-Sites
- OneDrive-Sites
- Power Platform-Apps und -Flows
Daneben stellt AvePoint noch die Lösung "AvePoint Fly Server" bereit, mit der lokale Exchange-Organisationen und SharePoint-Farmen nach Microsoft 365 migriert werden können. Somit lassen sich auch diese Systeme im Rahmen einer Migration parallel überführen.
Lizenzierung
AvePoint Fly verwendet eine sogenannte "Global Object"-Lizenzierung. Hierbei wird jedes zu migrierende Objekt separat lizenziert. In der Lizenz ist eine unbegrenzte Datenmenge inkludiert, es spielt also keine Rolle, ob ein Objekt bspw. 10 GB, 100 GB oder 1 TB beansprucht. Allerdings unterscheidet die Lizenzierung nach den folgenden Bereichen, so dass Benutzer mehrfach lizenziert werden müssen (derzeit bis zu 4 Lizenzen):
- Benutzerbezogene Bereiche:
- Entra ID-Benutzer
- Exchange Online-Postfach
- Persönliche Teams-Chats
- OneDrive-Site
- Entra ID-Sicherheitsgruppe
- Teams-Raum
- SharePoint-Site
- Microsoft 365-Gruppe
- Öffentlicher Ordner in Exchange Online
Für Power Platform ist je eine Lizenz pro App oder Flow erforderlich.
Alle Lizenzen werden mindestens für ein Jahr gekauft, unabhängig davon, wie lange die Migration dauert. Falls diese länger als ein Jahr dauert, müssen erneut Lizenzen für mindestens ein Jahr gekauft werden.
Besonderheiten
AvePoint Fly ermöglicht die Migration von Apps und Flows aus der Power Platform. Dies ist an sich eine nette Ergänzung, allerdings müssen die notwendigen Voraussetzungen (Aufbau einer Umgebung im Zielmandanten, Konfiguration von Berechtigungen) manuell durchgeführt werden. Auch sind die Apps und Flows nach der Migration in den seltensten Fällen direkt lauffähig, da Abhängigkeiten fehlen oder Dateipfade nicht mehr stimmen.
Dementsprechend muss hier im Rahmen der Vorbereitungsmaßnahmen oder spätestens nach der Migration nachgearbeitet werden. Bei sehr komplexen Apps und Flows kann dies jedoch Sinn machen, um diese nicht von Grund auf neu bauen zu müssen, sondern nur die nicht funktionierenden Bestandteile an die neue Umgebung anzupassen.
Für die Migration von Daten aus lokal bereitgestellten Produktivitätsservern (Exchange Server, SharePoint Server) kann das Produkt "AvePoint Fly Server" genutzt werden. Dementsprechend können Migrationen aus einer lokalen Umgebung entweder parallel zur Cloud-Migration oder auch vor-/nachgelagert erfolgen.
Geschwindigkeit
Die folgenden Angaben sind Beobachtungen aus durchgeführten Projekten und hängen von diversen Faktoren ab (bspw. Bandbreite, individuelle Drosselungen durch Microsoft, Batch-Größen, etc.). Sie sollen nur einen Eindruck vermitteln, was theoretisch möglich ist und wann spätestens mit den Datensynchronisationen begonnen werden sollte:
| Produkt/Dienst | Geschwindigkeit | Optimierungsmöglichkeiten |
|---|---|---|
| Exchange Online | 1,6 - 1,9 GB pro Postfach pro Stunde, pro Batch 8-10 GB pro Stunde | - EWS-Drosselung vorübergehend aussetzen - Migrationsbatches gemäß der individuellen Situation passend bauen |
| SharePoint Online, Teams | 20-40 GB pro Stunde genereller Durchsatz | - Mehrere Migrationen parallel durchführen |
| OneDrive | 10 GB pro Stunde genereller Durchsatz | - Mehrere Migrationen parallel durchführen |
Microsoft Migration Orchestrator
Über den Hersteller
Microsoft hat seinen Hauptsitz in den USA. Als der Hersteller und Betreiber von Microsoft 365 verfügt Microsoft entsprechend über die größte Erfahrung im Umgang mit seinen eigenen Produkten. Neben Microsoft 365 und Azure als Cloud-Angeboten sind nach wie vor auch viele Produkte für lokale Rechenzentren verfügbar. Die Cloud-Dienste werden weltweit erbracht, darunter auch aus Rechenzentren in Europa und Deutschland.
Über das Produkt

Microsoft Migration Orchestrator ist eine nativ in die Microsoft Cloud integrierte Lösung zur Migration von Daten zwischen Microsoft 365-Umgebungen. Derzeit können die folgenden Produkte und Ressourcen migriert werden:
- Exchange-Postfächer
- OneDrive-Sites
- Persönliche Teams-Chats
Derzeit können Teams-Räume und -Kanäle sowie SharePoint-Sites noch nicht offiziell migriert werden. Dies ist derzeit Kunden mit einem Enterprise Agreement vorbehalten.
Lizenzierung
Für die Migration sind die folgenden Lizenzen verfügbar:
- Cross-Tenant User Data Migration = Addon pro Benutzer
- Cross-Tenant Shared Data Migration = pro 100 GB Datenvolumen (SharePoint-Sites und Teams-Räume; derzeit nur für Enterprise Agreement-Kunden verfügbar)
Diese können von Microsoft direkt oder über einen Cloud Service Provider bezogen werden.
Besonderheiten
Da Microsoft die Daten über sein Backend-Netzwerk überträgt, ist die Synchronisationsgeschwindigkeit erheblich höher als bei Drittherstellerlösungen, welche die Daten erst aus der Cloud heraus und dann wieder in die Cloud hinein übertragen müssen. Dies kann gerade bei Projekten mit kurzer Laufzeit oder bei großen Datenmengen sehr hilfreich sein.
Persönliche Teams-Chats werden unverändert übertragen. Dies ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber Drittherstellerlösungen, da diese persönliche Chats erst in Gruppen-Chats umwandeln müssen, um diese migrieren zu können. Dies liegt daran, dass Microsoft bislang keine offizielle API für die Migration solcher Chats bereitstellt. Typischerweise werden bei Drittherstellerlösungen daher 1:1-Chats entweder gar nicht oder nur bis zu einem bestimmten Stichtag migriert, da diese in der neuen Umgebung nur schwer auseinandergehalten werden können.
Bei OneDrive-Migrationen ist im Gegensatz zu Exchange Online-Postfächern keine Delta-Synchronisation möglich. Wird die Migration gestartet, so wird sie nach vollständiger Migration direkt abgeschlossen. Außerdem können maximal 2000 Benutzer innerhalb eines Migrations-Batches übertragen werden.
Geschwindigkeit
Genaue Aussagen zur erwartbaren Geschwindigkeit sind leider bislang nicht verfügbar.
Quest On Demand Migration
Über den Hersteller
Quest hat seinen Hauptsitz in den USA und gehört zu Dell. Quest ist vor allem durch Verwaltungs- und Migrationslösungen für klassische Infrastrukturdienste wie Active Directory bekanntgeworden und vertreibt mittlerweile zahlreiche weitere Lösungen für Datensicherheit, Cybersicherheit und Migration. Die Dienste sind u.a. auch in Rechenzentren in Europa und Deutschland verfügbar.
Über das Produkt

Quest On Demand Migration ist eine umfassende Lösung für die Migration von lokal bereitgestellten Systemen in die Cloud und auch von Cloud zu Cloud. Derzeit können die folgenden Dienste und Ressourcen migriert werden:
- Entra ID-Benutzer, -Geräte und -Sicherheitsgruppen
- Exchange Online-Postfächer und Öffentliche Ordner
- Teams (1:1-Chats, Gruppenchats, Räume und Daten)
- SharePoint Online-Sites
- OneDrive-Sites
- Power BI-Inhalte
- Power Platform-Umgebungen
Für lokale Produktivitätsserver (Exchange Server, SharePoint Server) stellt Quest eigene Lösungen bereit. Dementsprechend können Migrationen aus einer lokalen Umgebung entweder parallel zur Cloud-Migration oder auch vor-/nachgelagert erfolgen.
Lizenzierung
Quest bietet unterschiedliche Pakete für die Migration an, je nachdem, welcher Funktionsumfang benötigt wird:
- On Demand Migration T3 für Cloud-zu-Cloud-Migrationen - umfasst Benutzer, Gruppen und M365-Dienste
- On Demand Migration T5 für hybride Migrationen - wie T3 plus Active Directory und Gerätemigrationen
- On Demand Migration T7 für langfristige Migrationen - wie T5 plus Funktionen für Domänenumschreibung für E-Mails und Domänenumzug
Daneben sind die folgenden Addons verfügbar:
- Microsoft Teams Chat Add-On für 1:1-Chats
- Hybrid Exchange für lokale Exchange-Organisationen
Besonderheiten
Über Quest ODM können sowohl Power BI-Inhalte als auch vollständige Power Platform-Umgebungen migriert werden. Gerade letzteres ist ein erheblicher Vorteil, wenn Power Platform im Unternehmen intensiv genutzt wird. Quest übernimmt auch die Erstellung der Umgebung selbst, was eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellt. Allerdings können keine Abhängigkeiten der Altumgebung automatisch aufgelöst/behoben werden, daher ist hier immer noch manuelle Nacharbeit erforderlich.
Ein wesentlicher Vorteil gegenüber anderen Lösungen ist außerdem der Quest Update Agent. Dieser ermöglicht eine automatisierte Neukonfiguration der Office-Apps auf Endgeräten, so dass Benutzer diese nicht selbst umstellen müssen. Der Agent kann zentral über die ODM-Konsole gesteuert werden.
Weiterhin stellt auch die Gerätemigration eine sehr nützliche Funktionalität bereit. Geräte müssen sonst manuell aus dem alten Verzeichnisdienst entfernt und in den neuen Dienst integriert werden, was fehleranfällig und für Benutzer oftmals nicht im Self-Service möglich ist, da diese Prozedur lokale Administratorrechte erfordert. Allerdings ist die Lizenz hierfür recht teuer, so dass abgewogen werden muss, ob sich dies für das eigene Unternehmen rechnet.
Geschwindigkeit
Die folgenden Angaben sind Beobachtungen aus durchgeführten Projekten und hängen von diversen Faktoren ab (bspw. Bandbreite, individuelle Drosselungen durch Microsoft, Batch-Größen, etc.). Sie sollen nur einen Eindruck vermitteln, was theoretisch möglich ist und wann spätestens mit den Datensynchronisationen begonnen werden sollte:
| Produkt/Dienst | Geschwindigkeit | Optimierungsmöglichkeiten |
|---|---|---|
| Exchange Online | 1,6 - 1,9 GB pro Postfach pro Stunde, pro Batch 8-10 GB pro Stunde | - EWS-Drosselung vorübergehend aussetzen - Migrationsbatches gemäß der individuellen Situation passend bauen |
| SharePoint Online, Teams | 20-40 GB pro Stunde genereller Durchsatz | - Mehrere Migrationen parallel durchführen |
| OneDrive | 10 GB pro Stunde genereller Durchsatz | - Mehrere Migrationen parallel durchführen |
In vergangenen Migrationsprojekten wurde beobachtet, dass Quest ODM Leistungsprobleme bei der Migration von Teams-Räumen und Exchange-Postfächern mit vielen Elementen pro Ordner hat. Gerade die finale Synchronisation dauert ungewöhnlich lange, wodurch Benutzer auf die aktuellen Elemente nicht zugreifen können.
ShareGate Migrate
Über den Hersteller
ShareGate hat seinen Hauptsitz in Kanada. Vom ursprünglichen Software-Dienstleistungsansatz für SharePoint hat es sich mittlerweile zu einem Anbieter für Automatisierungs-, Governance- und Migrationslösungen für Microsoft 365 entwickelt. Für seine cloudbasierten Angebote nutzt das Unternehmen Rechenzentren von Microsoft in den weltweiten Regionen, darunter auch Europa.
Über das Produkt

ShareGate Migrate ist die Lösung für die Migration von Microsoft 365-Daten zwischen Cloud-Umgebungen. Diese ermöglicht derzeit die Migration der folgenden Dienste und Ressourcen:
- Entra ID-Benutzer und -Sicherheitsgruppen
- Exchange Online-Postfächer (jedoch keine Öffentlichen Ordner)
- Teams (Gruppenchats, Räume und Daten, jedoch keine 1:1-Chats)
- SharePoint Online-Sites
- OneDrive-Sites
- Purview
Für lokale Produktivitätsserver (Exchange Server, SharePoint Server) stellt ShareGate eigene Module bereit. Dementsprechend können Migrationen aus einer lokalen Umgebung entweder parallel zur Cloud-Migration oder auch vor-/nachgelagert erfolgen.
Lizenzierung
ShareGate bietet verschiedene Pakete an, die sich an an den Leistungsanforderungen für die Migration orientieren. Dementsprechend sind in allen Paketen unlimitierte Ressourcen und Daten inkludiert (es spielt also keine Rolle, wie viele Benutzer und Datenmengen migriert werden müssen).
- Essentials: eine Migration auf einmal, bis 250 Benutzer; umfasst SharePoint, Teams, Planner, OneDrive und Dateifreigaben
- Pro: fünf parallele Migrationen, bis zu 1000 Benutzer; umfasst alle unterstützten Produkte
- Enterprise: 25 parallele Migrationen, ab 1000 Benutzer; umfasst alle unterstützten Produkte
Besonderheiten
Share Migrate ist kein cloudbasierter Dienst. Stattdessen müssen eine oder mehrere Arbeitsstationen mit der Software bestückt werden, über die dann die Migration(en) gestartet wird/werden. Dementsprechend fällt auch die Lizenzierung deutlich anders aus als bei den anderen Lösungen, die benutzerbasiert arbeiten.
Des Weiteren weist ShareGate einige Einschränkungen auf - so können darüber keine Öffentlichen Ordner in Exchange Online migriert werden. Dies erscheint jedoch für die meisten Fälle verschmerzbar, da die bewährten Methoden ohnehin freigegebene Postfächer als Alternative empfehlen. Die Einschränkung hinsichtlich Teams 1:1-Chats kann jedoch schwerer wiegen, falls diese migriert werden sollen. Hierfür müsste dann eine zusätzliche Lösung bezogen oder auf eine andere Lösung gewechselt werden.
Für sehr große Datenmengen (TB) bietet ShareGate den sogenannten "Insane Mode" an. Hierbei werden Daten in einem Azure-Bereich zwischengespeichert und über die Microsoft 365 Import-API in die neue Umgebung importiert, um die Übertragung in die neue Umgebung erheblich zu beschleunigen. Dies kann dazu beitragen, Einschränkungen durch die Arbeitsstation (Hardwareausstattung, Bandbreite, usw.) zu umgehen oder zu mitigieren.
Eine weitere Besonderheit ist die Fähigkeit zur Migration von Purview-Lösungen. Gerade Purview-Implementierungen können mit der Zeit sehr komplex werden, so dass ein Neuaufbau in einer anderen Umgebungen nicht so einfach zu realisieren ist. Auch ist die Übertragung des Mandantenschlüssels (wird durch den Microsoft-Support durchgeführt) alles andere als trivial.
Geschwindigkeit
Die Geschwindigkeit hängt sehr stark von der Ausstattung der Arbeitsstationen ab, über die die Migration durchgeführt wird. Ebenso sind infrastrukturelle Komponenten zu berücksichtigen, bspw. Switches, Firewalls und die Internet-Bandbreite. Dementsprechend kann keine verlässliche Aussage zur allgemeinen Geschwindigkeit der Lösung getroffen werden.
Mit dem "Insane Mode" bietet ShareGate jedoch eine Möglichkeit, um den Vorgang erheblich zu beschleunigen. Dies ist vor allem dann in Erwägung zu ziehen, wenn sehr große Datenmengen übertragen werden müssen oder der Migrationszeitraum sehr kurz ist.
Generelle Empfehlungen
Die folgenden Kapitel geben noch einige Empfehlungen zur Migrationsdurchführung, unabhängig von der verwendeten Lösung.
Frühzeitig beginnen!

Ein häufiger Fehler ist, die Datensynchronisation erst kurz vor der Migration oder gar zum Migrationsdatum zu starten, beispielsweise aufgrund von Kostenerwägungen hinsichtlich der Lizenzierung der Migrationslösung. Dies kann dazu führen, dass Benutzer nach dem Migrationsdatum nicht die aktuellen Daten zur Verfügung haben und sich so geschäftliche Abläufe verzögern.
Da die meisten Anbieter ihre Produkte auf jährlicher Basis bereitstellen, spielen Kostenerwägungen hierbei eine untergeordnete Rolle. Dementsprechend können die Lizenzen bereits frühzeitig bereitgestellt und die Lösung eingerichtet werden. Ebenso ist eine frühzeitige erste Datensynchronisation möglich, um den Großteil der Daten bereits in der neuen Umgebung verfügbar zu machen.
Je näher das Migrationsdatum rückt, desto öfter sollten Delta-Synchronisationen ausgeführt werden. Dies reduziert die Datenmenge für die finale Synchronisation im Rahmen der Umstellung auf ein Minimum. Bei größeren Umstellungen (bspw. 1000+ Benutzer) kann die finale Synchronisation jedoch dennoch längere Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollten auch die einzelnen Pakete bei einem gestuften Migrationsverfahren nicht zu groß dimensioniert werden.
Bei Verwendung des Microsoft Migration Orchestrators ist außerdem darauf zu achten, dass Delta-Synchronisationen für einzelne Dienste derzeit nicht möglich sind (OneDrive). Das hat auch einen Einfluss auf das Migrationsvorgehen.
Migrationsreihenfolge beachten!

Grundsätzlich lassen sich die Daten und Ressourcen der einzelnen Dienste unabhängig voneinander migrieren. Allerdings kann dies im Migrationsverlauf dazu führen, dass Abhängigkeiten nicht aufgelöst werden können. Dies wiederum kann zur Folge haben, dass Teilnehmer in Teams-Chats oder -Besprechungen fehlen, Zugriffe auf geteilte Dateien und Ordner nicht mehr funktionieren, usw.
Aus diesem Grund sollte eine bestimmte Reihenfolge für die Erstsynchronisation eingehalten werden, um solche Probleme zu vermeiden. Besonders bei Einsatz des Microsoft Migration Orchestrators ist dies wichtig, da einzelne Dienste keine Delta-Synchronisation ermöglichen (bspw. OneDrive).
Der allererste Schritt ist, eine saubere Zuordnung der Ressourcen zwischen bisheriger und neuer Umgebung herzustellen (sog. "Mapping"). Dies betrifft vor allem Benutzerkonten und Gruppen (Sicherheit und Verteilung). Dies ermöglicht es der Migrationslösung, Abhängigkeiten sauber aufzulösen und Ressourcen somit möglichst nah am Ausgangszustand abzubilden.
Für die initiale Synchronisation sollte dann die folgende Reihenfolge gewählt werden:
| Reihenfolge | Dienst/Ressource | Begründung |
|---|---|---|
| 1 | Exchange Online | Im Postfach werden viele Ressourcen anderer Dienste gespeichert, bspw. Teams-Chats, -Besprechungen, usw. Es stellt in vielerlei Hinsicht die zentrale Ressource für alle anderen Dienste dar. |
| 2 | OneDrive for Business | OneDrive kann sowohl einzeln, als auch über Teams genutzt werden, um Links zu teilen. Damit ggf. vorhandene Abhängigkeiten zu Teams aufgelöst werden können, sind zunächst die OneDrive-Sites zu übertragen. |
| 3 | Teams-Räume | Teams-Räume verwenden einen eigenen Speicherbereich in SharePoint Online und sind daher grundsätzlich nicht von SharePoint abhängig. Falls in Teams auch SharePoint-Bibliotheken eingebunden sind, funktionieren die Links unabhängig von der Reihenfolge ohnehin nicht mehr, da Pfade manuell an die neue Struktur angepasst werden müssen. |
| 4 | Gruppen (Sicherheit, Verteiler) | Die Gruppen an sich wurden bereits im Vorfeld angelegt, um eine Zuordnung zwischen bisheriger und neuer Umgebung zu ermöglichen. In diesem Schritt werden nun die Mitgliedschaften synchronisiert. Somit sollten ab diesem Zeitpunkt auch die damit erteilten Berechtigungen greifen bzw. ein E-Mail-Versand an Verteilergruppen problemlos funktionieren. |
| 5 | SharePoint Online | Sobald die Berechtigungsgruppen für SharePoint Online (und ggf. andere Dienste) sauber befüllt sind, können die Dokumentbibliotheken und ggf. weitere Seitentypen übertragen werden. Sofern darüber hinaus erweiterte SharePoint-Berechtigungen (vergleichbar mit klassischen Dateiberechtigungen auf einem Dateiserver) konfiguriert worden sind, können diese nun manuell nachgezogen werden, sofern die Migrationslösung diese nicht übertragen kann. |
| 6 | Teams-Chats | Sofern Teams-Chats migriert werden sollen, sind diese eher am Ende zu übertragen. Die Synchronisation vieler einzelner Teams-Chats ist sehr leistungshungrig. Aus diesem Grund wird auch empfohlen, nicht alle Chats, sondern nur bis zu einem bestimmten Stichtag zu migrieren. Hintergrund ist, dass hierbei alle Chats migriert werden, auch solche, die ein Benutzer evtl. bereits gelöscht hat. Diese Chats werden nämlich nicht tatsächlich gelöscht, sondern nur versteckt. |
| 7 | Andere Dienste | Sobald alle wichtigen Dienste übertragen sind, kann die Übertragung anderer Dienste starten, die i.d.R. manuelle Nacharbeit erfordern. Hierzu zählen beispielsweise Power BI, Power Apps und Flows und Purview-Lösungen. |
EWS-Drosselung aussetzen und sinnvolle Batch-Größen planen!

Postfachmigrationen stellen aufgrund diverser Faktoren bislang noch den Flaschenhals dar:
- Viele kleine Elemente wie in Postfächern üblich bremsen die Datenübertragung sehr stark aus.
- Microsoft drosselt Verbindungen zu Exchange Online über das EWS-Protokoll sehr stark (diese lässt sich zwar über das Admin Center anheben, führt jedoch nur zu einer marginalen Verbesserung).
- Postfachordner unterstützen offiziell maximal 5000 Elemente. Einige Benutzer speichern jedoch sehr viel Elemente in einzelnen Ordnern, was die Migration weiter ausbremst.
Auch wenn die vorübergehende Aussetzung der EWS-Drosselung nur einen kleinen Mehrwert bringt, sollte sie dennoch durchgeführt werden. Dies stellt zumindest sicher, dass Microsoft keine weiteren Drosselungen aktiviert, die die Migration weiter ausbremsen können. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass die Drosselung maximal für 90 Tage ausgesetzt werden kann. Danach muss sie neu eingerichtet werden. Dies kann besonders bei längeren Migrationszeiträumen vergessen gehen und ist daher unbedingt als regelmäßige Aufgabe einzuplanen.
Darüber hinaus sollten bei größeren Migrationen (ab 500 Postfächern) nicht alle Postfächer auf einmal synchronisiert werden, da hier wieder Drosselungen greifen können. Microsoft selbst empfiehlt, die folgenden Obergrenzen zu beachten (im Rahmen der Verwendung des Migrationsorchestrators):
- 2000 Postfächer pro Migrationsbatch
- Maximal 300 gleichzeitige Migrationen
- Maximal 100 gleichzeitige Batches
Werden andere Lösungen eingesetzt, so sollten die jeweiligen Grenzwerte und Empfehlungen des Herstellers beachtet werden.
Einschränkungen mit Vertraulichkeitsbezeichnern beachten!

Eventuell werden in der bisherigen Umgebung Informationsschutzbezeichner in Exchange Online oder auch Purview-Vertraulichkeitsbezeichner verwendet. Falls diese übertragen werden müssen, sollte die Migrationslösung dies entsprechend unterstützen. Dementsprechend muss genau darauf geachtet werden,
- ob die Migrationslösung eine Migration von Bezeichnern wirklich unterstützt oder ob nur in der Zielumgebung vorhandene Bezeichner angewendet werden können,
- was für die Migration an Vorbereitungs- oder auch Nachbereitungsleistungen erforderlich ist (bspw. aufgrund von Überschneidungen bei Bezeichnern),
- ob der Microsoft-Support für den Transfer des Mandantenschlüssels hinzugezogen werden muss.
Gerade der letzte Punkt ist essenziell für das mögliche Migrationsdatum, da der Microsoft-Support laut eigener Aussage ca. 4 Monate benötigt, um den Transfer vollständig durchzuführen. Da der Microsoft-Support jedoch Tickets nicht viel weiter im Voraus öffnen und offenhalten darf, ist dies gleichzeitig auch eine harte Frist für die Übertragung.
Wenn sinnvoll, Produkte miteinander kombinieren!

Die tabellarische Übersicht und die Detailausführungen in der Folge machen eines klar: es gibt derzeit noch keine Lösung, die alle Anforderungen einer Microsoft 365-Migration vollständig bedienen kann. Dementsprechend gibt es zwei mögliche Ansätze, um damit umzugehen:
- Einschränkungen in Kauf nehmen, die sich bei Auswahl einer bestimmten Lösung ergeben und nach Möglichkeit Umgehungslösungen erarbeiten.
- Mehrere Lösungen miteinander kombinieren und die jeweiligen Stärken der Lösung zum Einsatz bringen.
Beim zweiten Ansatz ist jedoch zu beachten, dass erhebliche zusätzliche Kosten für den Einsatz einer weiteren Lösung entstehen. Leider sind einzelne Funktionen bei den meisten Anbietern nicht als Addon, sondern nur als Teil der gesamten Lizenz verfügbar.
Dementsprechend ist abzuwägen, ob der Einsatz einer weiteren Lösung und die damit verbundenen Kosten den Nutzen aufwiegt oder eher als "nett, aber optional" einzustufen ist.
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